Erilaiset palautekysely, ajopäiväkirjat ja ilmoittautumislomakkeet ovat nykypäivänä helppoja tehdä nettiin laitettavilla lomakkeilla. Lomakkeet voidaan liittää nettisivulle tai ne voidaan jakaa sähköpostin välityksellä. Lomakkeiden luonti on myös helppoa ja lomakkeet keräävät vastaukset valmiisiin taulukoihin. Manuaalinen työskentely vähenee, kun vastauksia ei tarvitse koota eri lähteistä yhteen taulukkoon, vaan taulukko täyttyy sitä mukaa, kun vastauksia kertyy.
Tämän hetken suosituimmat työkalut lomakkeiden tekemiseen ovat Google Forms ja Microsoft Forms. Molemmat ovat mainioita ja ajavat asiansa hyvin. Google Forms on etenkin yhdistyskäytössä näistä huomattavasti suositumpi, osasyy voi olla hinnoittelussa. Google Forms on ilmainen ja Microsoft Forms:in käyttö vaatii Office 365 tilin, joka on maksullinen.
Kumpi näistä sitten on parempi?
Hinnoittelu
Hinnoittelussa Google Forms voittaa yhdistys- ja yksityiskäytössä, business accountissa hinnoittelu on aika lähellä Microsoftin hinnoittelua tällä hetkellä. Tästä kuitenkin piste Google Forms:lle.
Lomakkeen luonti
Molemmat näistä ovat erittäin helppokäyttöisiä. Molemmissa löytyy valmiita teemoja joista valita, värimalleja ja muita muokattavia osia. Tällä hetkellä Microsoft ei kuitenkaan tarjoa valmiita pohjia peruskyselyihin. Google Formississa on mallipohjia, joita voi käyttää joko suoraan tai muokata itselle sopivaksi. Tässäkin Google Forms vie pisteen kotiin.
Jakaminen
Lomakkeen yksi tärkeimmistä asioista on, että sen saa täytettyä. Silloin lomake täytyy jakaa jotakin kautta. Jakaminen onnistuu molemmilla ohjelmilla joko sähköpostikutsulla, jaettavalla linkillä tai nettisivulle upotettavalla koodilla. Microsoftin etuna on, että lomakkeen täyttämisen voi rajoittaa vain omaan organisaatioon, jolloin linkin livahtaminen väärään paikkaan ei ole niin vaarallista. Jakamisen helppouden ja käytettävyyden pisteen vie Microsoft.
Valmiin lomakkeen täyttäminen
Itse lomakkeen täyttäminen ei ole kummallakaan lomakeohjelmalla monimutkaista ja se onnistuu jouhevasti niin mobiililaitteella kuin tietokoneellakin. Molempia vaivaa pieni USA-syndrooma, luvuissa desimaalit erotetaan kokonaisluvusta pisteellä, eikä pilkulla. Myös päivämäärät halutaan muodossa kuukausi, päivä, vuosi -tavalla. Google Forms tunnistaa tällä hetkellä sijainnin ja saattaa pyytää päivämäärän päivä, kuukausi, vuosi -järjestyksessä. Onneksi åäivämäärän syöttämisjärjestys näkyy kenttien nimissä. Microsoft Forms käyttää päivämäärän syöttöön näytölle avautuvaa kalenteria, mikä on kätevä, mikäli syötettävä päivämäärä ei ole esim. kaksi vuotta taaksepäin, jolloin kalenterinäkymää joutuu hetken selaamaan.
Sellainen erikoisuus Microsoft Formis:issa on, että mikäli kirjoittaa lukukenttään luvun 2,5 muuttuu se automaattisesti luvuksi 25. Google Forms huomauttaa, että 2,5 ei ole kelvollinen luku, eikä suostu tallentamaan lukua ennen kuin desimaalierottimen on piste. Microsoft Forms tallentaa tyytyväisenä väärän luvun. Kyseisen seikka on harmillinen ja aiheuttanee paljon päänvaivaa, joten tästä piste Googlelle.
Kerätyn tiedon käsittely
Jotta lomakkeen tiedoista olisi mitään hyötyä, niihin täytyy päästä helposti ja kätevästi käsiksi. Kun vastauksia kertyy, molemmissa lomakkeissa vastaukset kerääntyvät omalle välilehdelleen. Tuloksia pääsee tarkastelemaan sellaiset henkilöt, joilla on siihen riittävät oikeudet. Kun tuloksia halutaan analysoida ja tarkastella paremmin, voidaan ne viedä taulukkoon. Tässä Google Forms vie huomattavasti pidemmän korren.
Kun Microsoft Forms:ista valitsee vie exceliin -toiminnon, Microsoft Forms luo uuden Excel-tiedoston, jonka ladataan automaattisesti työasemalle. Tämän jälkeen tuloksia päästään tarkastelemaan paremmin, mikäli työasemassa on Excel-yhteensopiva toimisto-ohjelmisto.
Googlen versiossa taulukkoon vienti luo uuden taulukon Google Driveen samaan paikkaan, missä lomake on tallennettuna. Taulukko on dynaaminen, joten kun lomakkeen kautta tulee uusia vastauksia, tiedot päivittyvät taulukkoon automaattisesti. Tämä mahdollistaa esim. graafien tekemisen siten, että ne päivittyvät automaattisesti kun uutta tietoa lomakkeisiin tulee. Microsoft Forms luo aina uuden taulukon, joten jos halutaan käyttää graafeja, esim. vuoden kestävän asiakastyytyväisyyskyselyn välipalaverissa, täytyy tiedot joko kopioida sellaiseen taulukkoon, missä graafi on, tai tehdä graafit uudestaan. Googlen luomaan taulukkoon pääsee myös suoraan käsiksi Google Drivesta, avaamatta lomaketta. Tästä siis piste Google Formssille.
Lopputulos
Oman arvion mukaan lomaketyökaluista voittaja on Google Forms, saaden neljä pistettä viidestä. Vain, jos halutaan tehdä lomake pelkästään omalle organisaatiolla, joka on Office 365 palvelun piirissä, käyttäisin Microsoft Forms:ia.
